1.1 出纳的基本概念

1.1.1 什么是出纳

出纳，顾名思义，出即支出，纳即收入。出纳作为会计名词，运用在不同场合有着不同含义。出纳一词至少有出纳工作和出纳人员两种含义。

1.出纳工作

出纳工作是管理货币资金、票据、有价证券进出的一项工作。具体来说，出纳是按照有关制度和规定，办理本单位的现金收付、银行结算并做相关账务处理，保管库存现金、有价证券、财务印章及有关票据等工作的总称。

从广义上讲，只要有关于票据、货币资金和有价证券的收付、保管、核算，就都属于出纳工作。它既包括各单位会计部门专设出纳机构的各项票据、货币资金、有价证券的收付业务，票据、货币资金、有价证券的整理和保管，货币资金和有价证券的核算等各项工作，也包括各单位业务部门的货币资金收付和保管等方面的工作。

狭义的出纳工作则仅指各单位会计部门专设的出纳岗位或人员的各项工作。

2.出纳人员

从广义上讲，出纳人员既包括会计部门的出纳工作人员，也包括业务部门的各类收款员（收银员）。收款员是出纳（会计）机构的派出人员，其工作也是整个出纳工作的一部分。收款员的主要工作是直接与货币打交道并管理各种票据，填制和审核原始凭证，因此除了必须掌握过硬的出纳业务知识，同时还要学习相关的财经法律，具备良好的职业道德。这些要求与对会计部门的专职出纳人员的要求有很多相同之处，所不同的是他们需要把各种货币资金和票据转交给专职的出纳人员，其工作过程是收付、保管、核对上交，一般不专门设置账户进行核算。

狭义的出纳人员仅指会计部门的出纳人员。

1.1.2 出纳的职能

总体而言，出纳职能可概括为收付、反映、监督、管理四个方面。

1.收付职能

出纳的最基本职能是收付职能。企业经营活动少不了货物价款的收付、往来款项的收付，也少不了各种有价证券及金融业务往来的办理，这些业务往来的资金、票据和金融证券的收付、办理，以及银行存款收付业务的办理，都必须经过出纳人员之手。

2.反映职能

出纳的第二个主要职能是反映职能。出纳利用统一的货币计量单位，通过其特有的现金与银行存款日记账、有价证券的各种明细分类账，对本单位的货币资金和有价证券进行详细的记录与核算，以便为经济管理和投资决策提供所需的完整、系统的经济信息。

3.监督职能

出纳不仅要对本单位的货币资金和有价证券进行详细的记录与核算，还要对企业的各种经济业务，特别是货币资金收付业务的合法性、合理性和有效性进行全过程的监督。

4.管理职能

出纳还有一个重要的职能是管理职能。对货币资金与有价证券进行保管，对银行存款和各种票据进行管理，对企业资金使用效益进行分析研究，为企业投资决策提供金融信息，甚至直接参与企业的方案评估、投资效益预测分析等也是出纳的职责所在。

1.1.3 出纳的核算方法

出纳的核算方法是完成出纳任务的手段，与整个会计核算方法基本相同。主要包括设置账户、复式记账、审核和填制凭证、登记账簿、财产清查、编制报表，以及对出纳核算资料进行分析和利用等。

1.设置账户

设置账户是对核算对象的具体内容进行分类反映和监督的一种专门方法。就出纳核算而言，要分现金、分户银行存款、每种有价证券设置账户进行记录

和核算。出纳常设账户有：“现金日记账”、“银行存款日记账——结算户存款”、“银行存款日记账——××专户存款”、“长期股权投资——股票投资（××股票）”和“短期投资——股票投资（××股票）”等。

2.复式记账

复式记账是对每一项经济业务通过两个或两个以上有关账户相互关联进行登记的一种专门方法。在我国，几十年来，“增减记账法”、“收付记账法”、“借贷记账法”三种复式记账方法同时应用。但随着新的预算会计制度的出台，各企事业单位和行政单位统一使用“借贷记账法”记账。所以，企业出纳记账应当采用借贷复式记账的方法。

3.审核与填制凭证

审核并填制凭证，是为了保证会计核算质量，审查经济活动的合规性、合法性而采用的一种专门方法。在记账前，出纳人员对经济业务，要复核有关原始凭证，填制或复核记账凭证。原始凭证是经济业务的书面证明，是记账的依据。对记录每一笔经济业务的原始凭证进行严格的审核，并根据经审核后的原始凭证填制记账凭证，然后再据以记账，可以保证核算质量，明确经济责任。出纳人员对原始凭证的复核与专管费用报销人员对原始凭证的审核是两个不同的过程，出纳人员的复核是一种复查性的，是保证会计核算质量的重要的和必不可少的一种手段，是出纳工作的一个步骤，而费用报销人员的审核则是一项专门的财务管理工作。出纳人员不得兼管费用报销等审核工作。

4.登记账簿

登记账簿是根据记账凭证，在账簿上连续、系统、全面地记录经济业务的一种专门方法。按照记账的正规方法和程序登记账簿，并定期进行对账、结账，可以提供完整的、系统的核算资料。出纳日记账要逐笔序时进行登记，定期结出借贷发生额与余额，出具明细报告单与总账会计进行核对。其中现金日记账还要每日结出余额，并与库存现金核对。

5.财产清查

财产清查是对各项资产物资进行实物盘点，账面核对及对各项往来款项进行查询、核对，以保证账账、账实相符的一种专门方法。通过财产清查，可以查明各项资产物资、债权债务、所有者权益等实际情况，加强物资管理，保持记账与实物的一致性，并为编制报表提供可靠的资料。出纳人员要每天清点核对库存现金，经常性地与银行进行账目核对，适时清点核对库存各种有价证券和结算票据。

6.编制会计报表

编制会计报表是以表格形式，定期总括地反映经济活动和财务收支情况的一种专门方法。编制会计报表，可以反映企业财务状况、经营成果和预算、计划的执行情况，为企业增产节约、提高经济效益提供可靠的资料；为有关政府部门进行宏观调控提供有关信息；为投资人、债权人进行投资决策提供所需资料。出纳部门主要是报告本单位的现金收支与结存情况，现金收支计划的实现情况，资金利用情况和资金使用效益情况等。

7.会计分析

对核算资料进行分析利用，是对核算资料所反映的各项经济指标进行对比分析，以便挖掘收入潜力，找出办法降低成本，扩大经营成果。

上述专门方法构成了一个完整的总体，它们是相互联系、紧密结合的，必须环环相扣。缺少哪一环，或在哪一个环节上出了问题，都将影响整体核算质量。

1.1.4 出纳与其他会计间的关系

会计，从其所分管的账簿来看，可分为总账会计、明细账会计和出纳。三者既相互区别又相互联系，是分工与协作的关系。

1.总账会计、明细账会计和出纳，各有各的分工

总账会计负责企业经济业务的总括核算，为企业经济管理和经营决策提供总括的、全面的核算资料；明细分类账会计分管企业的明细账，为企业经济管理和经营决策提供明细分类核算资料；出纳则分管企业票据、货币资金，以及有价证券等的收付、保管和核算工作，为企业经济管理和经营决策提供各种金融信息。总体上讲，钱账必须实行分管，出纳人员不得兼管稽核和会计档案保管，不得负责收入、费用、债权债务等账目的登记工作。总账会计和明细账会计则不得管钱管物。

2.它们之间又有着密切的联系，既互相依赖又互相牵制

出纳、明细分类账会计和总账会计之间，有着很强的依赖性。它们核算的依据是相同的，都是会计原始凭证和会计记账凭证。这些作为记账凭据的会计凭证必须在出纳、明细账会计、总账会计之间按照一定的顺序传递，利用核算资料共同完成会计任务，不可或缺。同时，三者之间又互相牵制与控制。出纳的现金和银行存款日记账与总账会计的现金和银行存款总分类账，总分类账与其所属的明细分类账，有价证券明细账与出纳账中相应的有价证券账，有金额上的等量关系。这样，出纳、明细账会计、总账会计三者就构成了相互牵制与控制的关系，三者之间必须相互核对，保持一致。

3.出纳与明细账会计的区别是相对的，出纳核算也是一种特殊的明细核算

出纳的核算要求分别按照现金和银行存款设置日记账，银行存款还要按照不同户头分别设置日记账，逐笔序时地进行明细核算。“现金日记账”要每天结出余额，并与库存数进行核对，“银行存款日记账”也要在月内多次结出余额，与开户银行进行核对。月末都必须按规定进行结账，月内还要多次出具报告单，报告核算结果，并与现金和银行存款总分类账进行核对。

4.出纳工作是一种账实兼管的工作

出纳工作，主要是对现金、银行存款和各种有价证券的收支与结存核算，以及对现金、有价证券的保管和银行存款账户的管理工作。现金和有价证券放在出纳的保险柜中保管；银行存款由出纳办理收支结算手续。出纳既要进行出纳账务处理，又要进行现金、有价证券等实物的管理和银行存款收付业务。在这一点上和其他财会工作有着显著的区别。除了出纳，其他财会人员是管账不管钱，管账不管物的。

对出纳工作的这种分工，并不违背财务“钱账分管”的原则，由于出纳账是一种特殊的明细账，总账会计还要设置“现金”、“银行存款”、“长期投资”、“短期投资”等相应的总分类账对出纳保管和核算的现金、银行存款、有价证券等进行总金额的控制。其中，有价证券还应有出纳核算以外的其他形式的明细分类核算。

5.出纳工作直接参与经济活动过程

货物的购销，必须经过两个过程，货物移交和货款的结算。其中货款结算，即货物价款的收入与支付就必须通过出纳工作来完成；往来款项的收付、各种有价证券的经营及其他金融业务的办理，更是离不开出纳人员的参与。这也是出纳工作的一个显著特点，其他财务工作，一般不直接参与经济活动过程，而只对其进行反映和监督。