4.5 案例示范

×××公司关于原始凭证设计描述

1．目的：描述原始凭证的基本要求与管理规范，提供审、制证标准。

2．适应范围：适应于快捷公司收入、支出、报销、账务附单、制单、审单及其他相关业务活动。

3．定义：由记录经济业务发生与完成情况的合同、发票、收据、结算单据等构成的用于证明业务的真实、合法、合理性的原始凭据。

4．基本要求：

（1）原始凭证的内容要求包括：凭证名称；填制日期；填制单位；经办人签章；接受单位；经济业务项目的名称、内容；数量、单价和金额，凡有大小写的金额必须相符并不得涂改。

（2）原始凭证的取得

①从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的证明章；

②从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章；

③自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名或者盖章；

④原始凭证的本身及获取的途径应合法、真实、正确、及时。

（3）主要原始凭证的分类。

①购买材料，应包括经审批的采购申请（或计划）、采购合同及入库单、发票或收据等收款单位和收款人的结算条款证明的付款联次；代收货款应有双方加盖证明章的证明。

②购买固定资产，应包括经审批的设备请购单、采购合同及验收证明、发票或收据等收款单位和收款人的结算条款证明的付款联次；代收货款应有双方加盖证明章的代收款证明。

③日常费用报销支付款项的原始凭证，应包括业务报销审批单、收款单位和收款人的结算条款证明。

（4）一式多联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式多联的发票和收据，必须用复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。连续编号的原始凭证，作废时应当加盖“作废”戳记，有存根的连同存根一起保存，不得撕毁。

（5）经批准的借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据，不得退还原借款收据。

（6）经济业务须办理相关审批手续的，应当将批准文件作为原始凭证附件；如果批准文件需要单独归档的，应将复印件附于原始凭证中。

（7）原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位或人员重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章或签名。

（8）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

（9）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；元角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“——”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“——”代替。

（10）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。

（11）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

（12）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

（13）原始凭证的保管期限为15年。

◆ 本章小结

会计凭证，是用来记录经济业务的发生，及时准确地提供会计信息，明确经济责任，便于内部控制，并据以登记账簿的书面证明。一切会计凭证必须有有关人员严格审核，经审核无误后才能作为登记账簿的依据。科学合理地设计各种类型的原始凭证和记账凭证，是会计工作中的重要一环。设计原始凭证时应遵循全面详细反映经济业务发生情况，充分满足内部控制制度的要求，加快凭证传递，提高工作效率，种类、用途、格式力求标准化和通用化等原则。在设计原始凭证时，要明确设计步骤，统筹规划，合理安排，有秩序、有主次地进行，防止重复、遗漏等现象。记账凭证与原始凭证既紧密的联系，又有明显的区别。记账凭证是连接原始凭证和账簿记录的桥梁和纽带，有利于会计监督，有利于会计人员内部牵制。制定合理的凭证传递程序，有利于企业各部门间明确分工，并相互协调配合；有利于督促经办业务的部门和人员及时正确地完成经济业务；有利于考核有关人员，从而加强岗位责任制。会计凭证的保管制度便于本单位随时检查和利用，也便于外部有关单位的检查和评价工作。

◆ 复习思考题

1．简述会计凭证设计的意义。

2．简述会计凭证设计应遵循的原则。

3．简述会计凭证设计的基本内容。

4．简述原始凭证的设计方法。

5．试述会计凭证保管制度设计的主要内容。

◆ 案例分析（一）

资料：某公司2005年7月9日以银行存款450000元购买了一台设备机器，并收到购货发票、运费通知单各一张。另外，企业的设备管理部门已出具该设备的验收证明一张。针对该项交易，其编制的记账凭证如下（假设会计部门已根据该记账凭证过账）：

要求：

（1）若不考虑金额本身的正确性，以上记账凭证在填制方面还存在哪些问题？

（2）针对上述记账凭证中金额错误（从而也导致账簿记录错误），会计员陈燕和李芬打算用涂改液修改原有记录，她们的做法是否正确？如果不正确，你对陈燕和李芬应提出何种更正建议？

（3）如果会计员陈燕采纳了你的建议，并编制了相关记账凭证以更正错误，但此时她并没有在该记账凭证后面附上原始凭证，她的这种做法是否存在问题？

◆ 案例分析（二）

资料：李丽2006年7月刚从某财经学院毕业，现担任A公司财务处出纳会计。2006年12月2日A公司收到南方公司上月欠款126900元。12月5日，业务员王凯出差预借差旅费5000元，李丽审核“借款单”后，以现金付讫。12月6日，李丽根据“工资结算表”，以现金87596元发放公司员工工资。12月8日，该公司负责生产设计的李副经理持一张金额为1260元的发票前来报销，发票上注明系樱花牌除油烟机。经李丽审核，发票上应填的内容齐全。12月12日，该公司何副董事长持一张金额为920元，开票日期为当年1月份的发票前来报销，并称这是当时出差回来后遗失而现在找到的发票。经李丽审核，发票应填的内容齐全，但发票日期恰为春节期间。12月19日，公司财务处长和总账会计要一同外出开会，公司领导决定由李丽临时兼管总账会计。12月28日，公司下属某业务部门梁经理来财务处领取现金78065元支票一张。李丽在填写支票时，将支票上的大写金额写成：柒万捌仟陆拾伍元。由于李丽是外地人，想利用元旦回家探亲，于是在12月29日就将手中所有的账结清，并将有关收据、银行对账单等装订成册，移交会计档案室。

请分析：

1．上述经济业务发生后分别涉及哪些原始凭证？哪些是属于外来或自制凭证？

2．李副经理和何副董事长的发票能否报销？为什么？

3．根据会计基础工作规范的要求，李丽能否兼管总账会计？

4．李丽填写的支票金额是否正确？如何正确填写？

5．李丽为了探亲能否提前结账，并装订成册，移交会计档案室？