技高一筹——实用操作技巧

通过前面知识的学习，相信读者朋友已经掌握Excel 2013入门的一些相关基础知识。下面结合本章内容，给大家介绍一些实用技巧。

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技巧01　设置按时自动保存文件

在使用Excel 2013的过程中，有时会遇到突然断电或死机等情况而关闭程序。为了减少数据的丢失，Excel 2013提供了自动保存功能。使用该功能可以让Excel 2013在间隔设定的时间段后自动保存工作簿，具体操作方法如下。

Step01：打开“文件”菜单界面。选择左侧的“选项”选项，如下图所示。

Step02：打开“Excel选项”对话框，1　单击“保存”选项卡；2　勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在数值框中输入自动保存时间间隔；3　单击“确定”按钮，如下图所示。

技巧02　让打开的文件具有“只读”属性

为了防止打开文件后任意修改文件内容，可以将文件以“只读”属性方式打开，这样在使用该文件中途若有更改内容，也无法进行保存。具体操作方法如下。

Step01：打开“打开”对话框，1　选择要打开的文件；2　单击“打开”按钮右边的“”按钮；3　选择“以只读方式打开命令，如下图所示。

Step02：打开该文件，编辑后单击“保存”按钮，进行保存，如下图所示。

Step03：此时，弹出提示对话框，提示无法进行保存，因为该文件为只读文件，如右图所示。

技巧03　设置显示的最近打开文件数

在“文件”界面选择“最近使用的工作簿”选项，在其右侧面板中将显示出最近使用的工作簿和对应的位置。默认情况下，系统会在该处保留最近打开过的25个文件的列表，以帮助用户快速打开最近使用的工作簿。若希望改变默认列表的数量值，具体操作方法如下：

Step01：打开“Excel选项”对话框，1　单击“高级”选项卡；2　在右侧“显示”栏中的“显示此数目的‘最近使用的工作簿’”数值框中输入“4”；3　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step02：此时，在“文件”菜单中选择“最近使用的工作簿”选项，可以看到在右侧面板中仅显示了4个最近使用的工作簿名称，如下图所示。

专家提示

如果不希望他人知道自己最近打开过哪些文件，可以直接在“显示”栏中的“显示此数目的‘最近使用的工作簿’”数值框中输入“0”，这样就不会显示最近使用的工作簿。

技巧04　设置Excel 2013启动时自动打开指定的工作簿

日常工作中，用户往往在一段时间里需要处理同一个或同几个工作簿文件，一个一个地打开这些工作簿太浪费时间，为了方便操作，可以设置在启动Excel时就自动打开这些工作簿。具体操作方法如下。

Step01：打开文件夹（Excel 2013一启动就自动打开里面的一个或多个工作簿的文件夹），1　右击任意Excel文件；2　在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，如下图所示。

Step02：打开该文件属性对话框，1　选中具体位置，按【Ctrl+C】组合键复制；2　单击“确定”按钮关闭对话框，如下图所示。

Step03：打开“Excel选项”对话框，1　单击“高级”选项卡；2　在右侧“常规”栏中的“启动时打开此目录中的所有文件”文本框中单击，定位光标，粘贴文件夹路径；3　单击“确定”按钮，如右图所示。以后，每次启动Excel时，都会自动打开这个文件夹中的工作簿文件。

技巧05　让Excel低版本也能打开Excel 2013的文件

为了让保存的Excel 2013格式文档，能在Office低版本中打开，那么在保存文档时，必须将工作簿保存为Excel 97-2003兼容的版本格式，具体操作方法如下。

打开“另存为”对话框，1　在“保存类型”列表中选择保存类型为“Excel97-2003工作簿”；2　单击“保存”按钮即可，如右图所示。