二、办公用品如何分类

1.倒推分类法

常分类的好处之一是可以找出公司闲置的资源，并且通过后面的管理方法将这些资源的价值充分发挥出来，尤其是一些与餐饮关联度不大的工作上或岗位上的工具。比如办公资料的分类，有很多资料我们不知道它们到底有用没用，那要怎么分呢？我们可以将所有的办公资料都贴上红标签，然后每用过一本就撕掉一个红标签。3个月后，发现10本撕掉了红标签，10本没有撕掉红标签，就表示没有撕掉标签的资料3个月都没有用过。若一年之后还有3本没有撕掉红标签，就表示这3本资料一年没有用过了。这种方法就叫倒推法。酒店所有难以区分要与不要的物品，都可以用这个办法进行分类。

酒店不是KTV

有一家酒店在对其物品进行分类的过程中，找到了10多个麦克风，其中有几个是坏的，有几个是效果不好的，真正能用的只有4个。经过询问后得知，这家酒店与旅行社合作较为紧密，平时以接待旅游团为主，光这一项就已经忙不过来了。但老板又总想进入婚庆市场，所以特意买了麦克风，以用于婚庆主持。可是每次买完后，放到仓库没过多久就找不到了，3年下来，就有了这10多个麦克风。对于坏了的麦克风，可直接按照没用进行分类，而对于那4个好的麦克风就需要用到“倒推分类法”了。在这4个麦克风上贴标签，并标明“××年××月××日封”的字样，然后入库留存。两年后发现，这4个麦克风中只有两个开了封条。有了这个方法，处理类似的物品就有了依据。有人问，万一真的有婚宴怎么办？解决这个问题很简单，酒店提供两个麦克风，不够的由婚庆公司解决即可。请记住，酒店不是KTV，与酒店功能定位不相符的工具应该尽量砍掉。

2.一套工具分类法

在办公室里，桌上摆放的文具常常会有很多，仅铅笔就有四五支，整个办公桌显得乱糟糟的。对这些物品应怎么进行分类呢？我们可以将需要的工具或文具分出一套，包括一支铅笔、一支圆珠笔、一块橡皮等，然后将多余的物品全部退回仓库。通过这种分类方法，我们会发现有很多东西其实都是不再用的，工具或文具只要有一套就够了。也许，有的老板们会说，这点小钱不算啥，多备点存着呗！可是别忘了，除了办公用品和文具，工程部的工装夹具、服务员的清洁工具和用品、厨师用的厨具、炊具等，也都是需要用这个方法进行分类并清理的。如果这些物品都备有很多套，并且不少都在闲置中，你将会浪费多少钱？

六常法是在做形式吗

在中文的措辞中，“做形式”这个词通常会用来说一个人只做表面功夫，或者做一件事浅尝辄止，所以带有贬义。但在这里，我们要说六常法里面的前“三常”就是在做形式。相信很多人都听说过海尔的OEC管理，通过这种管理方式，海尔的厂房、车间、生产线永远井井有条，物料丝毫不乱。国内不少人在参观过后都对其赞叹有加，海尔的人员却说：“这就是在做形式，但我们把形式做到了极致，并把它融入员工的血液，变成了他们的习惯。”从这个角度上来说，六常法与OEC是类似的，六常法通过做形式，让员工切身体会到这一方法对其工作带来的好处，同时不断监督和提醒。加之有宾客来参观，又进一步激发了这些员工内心的荣誉感和归属感，最终达到了六常法的标准。所以说，六常法就先从做形式开始吧！