2.4 入职手续办理——规范高效与证据存留
办理入职手续，意味着新员工正式开启了一段新的职业生涯。处于这个时期的新员工，都愿意积极接受新事物、迎接新挑战、承担新任务。人力资源应充分抓住新员工入职的这段最佳时期，与新员工集中签署涉及劳动关系的各类合同、协议，并让新员工对企业规章制度等进行确认。
人力资源在协助新员工办理入职手续时，应坚持规范、高效的原则，避免入职手续办理节点过多、周期过长。人力资源在新员工入职手续办理时须提供全程协助。
入职手续办理须重点做好以下几项内容：
一、发放入职流程指引
《入职流程指引》的内容主要包括提交入职材料清单、入职办理流程、各流程接口负责部门、负责人及联系方式等，其目的在于向新员工说明入职的各项流程办理要求。新员工报到后，人力资源在收集新员工提交材料的同时，应向新员工发放《入职指引》（可参考表2-7）并介绍入职注意事项。
表2-7入职流程指引
二、员工信息登记
新员工入职时首先必须填写《员工基本信息登记表》（可参考表2-8）。企业通过新员工填写的表格，可以详细了解新员工的户籍信息、教育经历、工作经历、身体健康等方面的基本情况。
《员工基本信息登记表》的作用主要有以下几点：
（1）人力资源管理软件系统、人事档案的数据依据。
（2）确认新员工的紧急联系人、保险受益人等重要信息。
（3）作为员工是否违反诚信原则取得录用资格的重要证据。
表2-8员工基本信息登记表
续表
三、确认录用标准
录用标准是衡量新员工是否符合录用条件，确认新员工可以通过试用期或在试用期合法解除劳动关系的重要依据。企业如未及时与新员工对录用条件进行确认，在试用期与新员工解除劳动合同将变得较为困难。
在办理入职手续时，企业必须与新员工签署事先拟订好的《新员工录用条件确认书》（可参考表2-9）。
表2-9新员工录用条件确认书
在设计录用条件时，一般应包括以下几方面内容：
●●个人诚信要求
●●身体健康要求
●●规章制度要求
●●遵纪守法要求
●●业绩考核要求
小贴士
“不符合录用条件”是依照《劳动合同法》第三十九条第一项规定，合法在试用期辞退不合格员工的最佳手段。因此录用条件在制定时应尽可能做到具体、客观、可量化。
四、签署合同协议
《劳动合同法》规定：“用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系”，“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资”。因此人力资源必须注意与新员工在其入职一个月内签订双方的劳动合同。劳动合同签订的最佳时期是在新员工入职当天。
入职时是企业与新员工签订各类合同、协议的最佳时期，人力资源应将涉及新员工的所有合同、协议尽可能安排在此时期进行集中签署。
入职时签署的合同、协议包括但不限于表2-10所示的内容：
表2-10入职签署合同、协议种类及要点说明
