绪论
20世纪下半叶以来，对有价值的、数量较大的地方历史文献进行系统整理已成为学界共识，一批有代表性的整理成果相继面世，如《天津商会档案汇编》 《苏州商会档案选编》 《徽州千年契约文书》《徽州文书》《福建民间文书》《清水江文书》《石仓契约》《清至民国婺源县村落契约文书辑录》《太行山文书精萃》《徽州民间珍稀文献集成》《湖北民间文书》《土默特文书》等。其中，更有一批以“省”为标志的文献整理成果，如《湖湘文库》《山东文献集成》《台湾文献汇刊》《海南地方志丛书》《云南丛书》《巴蜀全书》等。此外，一些省级以下的地方历史文献丛书也在陆续出版，如温春来主编的《西樵历史文化文献丛书》自2012年以来已在广西师范大学出版社出版了136种237册；广东省立中山图书馆、东莞市莞城图书馆合编的《东莞历史文献丛书》于2017年在广东人民出版社出版了47册；谭剑锋主编的《遵义丛书》于2018年由上海古籍出版社、国家图书馆出版社联合出版了210册。
地方文献的整理出版呈“井喷”之势，这与国家的发展和研究者的需要密不可分。就国家层面而言，国家需要挖掘和保护我国丰厚的历史文化遗产，以提升我国文化软实力，推动中华优秀传统文化走向世界，最终实现文化强国的目标。对研究者而言，则是随着研究的深入，以往通用的正史、政书、文集、笔记等传世文献已远不能满足需要，而那些提供了大量细致入微、系统连贯、生动逼真的历史信息的地方文献则进入了他们的视野。然而对于绝大多数的研究者来说，很难做到亲身去往各处悉数查阅所需的地方文献。况且有些作为文物保存的文献，由于年代久远，纸张碎破，即使能去，也不一定被允许查阅。因此，整理并出版地方历史文献，使之化身千百以嘉惠学林乃人心所向，大势所趋。事实也证明，这些资料的整理与出版为政治史、经济史、社会史、法制史、教育史、文化史，以及地方基层社会的综合考察提供了多种素材，极大地推进了学术研究，也由此推出了一批具有地域特色、中国风格、中国气派的精品力作。
也正是基于以上因素，近年来《清代南部县衙档案整理与研究》《清代巴县衙门档案整理与研究》 《民国时期荣县档案整理与研究》《龙泉司法档案整理与研究》《清代新疆稀见史料调查与研究》《千年徽州家谱与社会变迁研究》《清水江文书整理与研究》《文物考古中西藏与中原关系资料整理与研究》 《革命根据地法律文献整理与研究》《英藏敦煌社会历史文献整理与研究》 《黑水城西夏文文献整理与研究》《新疆少数民族既佚与濒危古籍文献整理与研究》《山西民间契约文书搜集整理与研究》《中国南方少数民族家谱整理与研究》《中国西南地区濒危文字抢救、整理与研究》《中国土司制度史料编纂整理与研究》《当代中国农村基层档案资料搜集、整理与出版》等一批关于地方文献整理与研究的项目被列入了国家社科基金重大项目。
明清地方档案乃重要的一手史料，其价值不可估量。时下，明清地方档案虽受到学界青睐和国家重视，但检讨其保存、整理与研究现状，尚待完善之处仍有不少。就其研究，笔者已有专章阐述，此不赘述。[1]就整理与出版而言，窃以为需要重点关注以下几个方面。
一 避免“边整理边破坏”
基于档案学的“来源原则”，对档案的整理，存留档案“原件总量”和保持“档案排列原貌”是需要首要考虑的。但是，时下各地对地方档案的整理，与此原则相去甚远，“边整理边破坏”的现象非常严重。甚至在一些地方，粘连成坨的档案被直接扔弃，或成了纸厂的原料。就清代四川南部县档案而言，笔者曾于2007年4月在南部县实地采访当年参加档案整理的工作人员，从中得知，由于他们当时没有如今的档案保护意识，也缺乏足够的资金和技术去处理一些受潮发霉、粘连成结的档案，有些就直接送去纸厂打了纸浆。这类档案约占现存档案总数的1/3，令听者无不嗟叹惋惜。
不仅如此，在分类上破坏档案保存原貌更是常见的现象。举例言之：对于清代《巴县档案》，整理者打破了档案原有的“按房保存”的格局，根据今人的划分标准将其按内政、司法两大类进行了人为的分割。内政类又分为职官、军事、政治、财政金融、文教、交通邮电及其他，司法类又分地权、房屋、借贷、欺诈、家庭、妇女、继承、商贸、凶殴、盗窃、租佃、赌博等；直隶顺天府《宝坻档案》亦被按职官制度、民警政务、宪政、法律词讼、镇压革命运动、军务、财政金融、农林商务、外交往来、传教、礼仪、文教卫生等进行分类整理；台湾《淡新档案》的整理也很典型。当年戴炎辉教授以清代地方行政与近代法律的概念按行政、民事、刑事三编分类整理，后来的学者已发现，“入行政编的很多案就是诉讼案件，如果将之归入民事编或刑事编也未尝不可。甚至，戴教授对于每一个‘案’的归类，也存在着各种问题。例如，一个‘案’在诉讼之初控诉者号称被掳禁，因此被归类为刑事编的‘人身自由’，但随着诉讼的进行、案情的发展，反而让人觉得应该归入民事编的‘钱债’。”[2]值得庆幸的是，四川《南部档案》在2011年之前的四次较大规模的整理均没有打破按房归档的规则，从而为我们后来实现“按房整理”提供了可能。
简而言之，上述“不当”分类整理法不适用于地方档案的初次整理，但在数字化环境下，将其纳入后期深入整理阶段则比较可行。这样既可以保持档案原貌，又能发挥“分类”的固有价值，方便利用者。
二 实行“以案卷为单位，按件整理”
20世纪对《巴县档案》 《宝坻档案》等清代地方档案的整理，只做了案卷级的著录和标引，完成了案卷目录，并未涉及卷内每份文件。然而现在对一些历史档案的文件级整理，却隐去了案卷标题，以致在利用时只能通过某一件文件的档号去查阅同一卷档案，十分不便。在档案整理过程中实行“以案卷为单位，按件整理”，能够有效解决这些问题。“以案卷为单位，按件整理”，是指档案整理首先要保留案卷的形式，在此基础上厘清卷内的文件数量。经整理的目录同时需有案卷目录和卷内文件目录，卷内文件目录即是文件级目录。这种整理方式对于保存档案原貌、进行研究、撰写题名、开展数字化工作等都具有重要的意义。
目前，对一些重要档案的数量介绍，多是“余件” “多件”之类的模糊表述。一些整理成果和出版物多将本为数件的档案合并为一件，或将本为一件的档案拆分为数件，其根源在于对“件”的内涵不明确。何为“件”？即归档文件的数量单位，与我们说的一份、两份的“份”是一样的，一件文件就是一个单份文件。在整理过程中，有些比较容易判定，譬如一份完整的词讼状、札文。但也会遇到一些比较复杂的情况，试举几例。例如《孔府档案》第60卷“本府处理公务稿簿”保存了孔府在明万历十八、十九两年处理公务的文稿，按常规整理，一般统计为一册（卷）而不再分件，但这样处理的问题在于：一是检索不到这两年孔府处理公务的数量与类型；二是如果“件”的数量未知，以后数字化时还得重新处理。而区分件时，又会发现一张纸上抄录有数个不同文种且不同时间的档案（此现象在其他档案中也常见），这与我们通常所看到的“单独成页”的情况完全不同。那么，究竟如何分件呢？笔者认为，尽管在一页纸上，当以一个事由或内容认定为一件为妥，否则在撰写题名时也会纠缠不清，在出版时也应切割为数件为佳。同时，需对稿簿下分件、同页切割的情况添加“说明性文字”，以反映档案的原貌——其实，这里的“簿册”与文件登记簿、鱼鳞图册、归户册一类不同，册内每份材料相对独立，相当于“案卷”，只是古人采用了装订成册的组织方式罢了。又如在《孔府档案》中，同一内容有草稿、定稿等形制，有人认为草稿不具备法律凭证作用，只保留定稿就可，实则不然。因为内容虽一样，但成文却有先后之分，外观特征也有较大差异（如草稿删改多，字迹往往比较潦草，也无盖章、画行），而这恰是研究文书流转的重要文献，所以应该完整保留，各为1件（这里，笔者不赞同《归档文件整理规则》〔DA/T22—2015〕所载“正本与定稿为一件”的规定）。再如，在《南部档案》的整理过程中，我们也常会遇到一件诉讼状上附作为证据的“粘单”，这件粘单如何处理呢？在笔者看来，粘单单独计一件为好，否则其内容就无法检索。同时为体现其与诉讼状的关联性，将之标注为诉讼状的附件为佳。
其实，一个案卷“件”的数量统计准确性还与当初“案卷”的整理质量有关。在档案整理过程中，我们经常会发现卷面标注的是某一案由，但里面装的却有与之不相关的两个或多个不同的事件，或者一个案件散布在几个卷宗里。遇到此类“串卷”现象，在不能另编案卷号的前提下，以归并为妥。对于不能归并的，在此卷下另行排列，同时撰写说明予以区分。比如明代《孔府档案》第6卷“成化年间修刊孔氏宗谱（一）”与第7卷“成化年间修刊孔氏宗谱（二）”，先前的整理者整理为2卷2件，这是由于纸质档案整理时受每卷的厚度限制造成的。现在统计时当归并为1卷1件；又如清代《南部档案》第5-279卷，按卷面所写，档案应是“民人王朝忠等具告何中瑄等私设霸市一案”的相关内容，但前4件档案完全与此案无关。这4件若找不到所属案卷，当在此卷下单独归为一类，并添加题名。对于这些更改，都需在凡例中有明确的交代，并在调整卷中分别作说明。如此等等，都需要我们做研究，并加以规范。
三 档案文件题名撰写基本要素须完备
题名的撰写是明清地方档案整理最核心的工作，一般包括时间、责任者、事由、受文者、文种5个要素。对于每个要素的内涵与操作，国家出台了相应的指导性文件，如《明清档案著录细则》（DA/T8—94）、《明清档案著录文字使用规则》（试行本）、《明清档案分类表》（试行本）、《明清档案文件级目录数据采集操作办法》（2016年发布）等，但实践起来，有些问题仍不能得到有效解决。
笔者以为，目前对具有一定规模的档案的整理，都是团队作战，人员多且流动性强，对于题名的著录，当坚持原则性，并适当与灵活性相结合，否则提交的信息会因为“标准不统一”而变得“花样百出”。何谓原则性？简言之，原则性就是原生性，即档案原文是什么，就抄写成什么。但是对于有的档案却不能一味如此，需要灵活处理。
对于各要素的著录，不同种类的档案差别很大，须逐一研讨，方可得其要领。此处仅以整理过程中争议较多的几个问题做些探讨：
首先，不是所有的题名著录都需有前文所述5个要素。公文稿件类的档案，著录格式可缺省受文者；对于具备行文对象的档案，须加受文者项，但从文种名称可以得知受文者的，如诏令文书、上奏文书、告示、讼状等，则可以省略。其中对于受文者的连接词，可照搬原文，或用行、呈、移。“行”用于下行文，“呈”用于上行文，“移”用于平行文。现在很多题名没有这样处理，一律用“给”或“致”，就不是原汁原味了。对于档簿、图表、单、诰命、地契、清册、花名册、章册、总册、调查表一类的档案，采用“时间+内容+文种”的格式即可。
其次，对于责任者与受文者的著录，一般摘录档案就可，不需要考证出全名、职务。若要求写全名、职务，团队最好先提供“查证表”，以便著录者查阅（否则因著录者个人的水平与精力，往往会出错），同时对于考证的部分标注考证符号。
再次，事由一项，遇到记载过于冗长或简单的档案，就不能完全照录，应适当删补，以反映出该件档案的大致内容。
最后，档案里往往会出现“一稿多用”的情况，这样一件档案里就会出现多个受文者，也可能因受文者级别的不同导致不同的文种？著录格式可以采取“时间+责任者+事由+受文者1+文种、受文者2+文种”的形式。
四 选择适当的整理出版方式
对地方文献的整理，现通行的做法有三种。一是点校。如20世纪八九十年代四川省档案馆与四川大学历史系合作整理的《清代乾嘉道巴县档案选编》（2册），四川省档案馆整理出版的《清代巴县档案汇编·乾隆卷》，四川省档案馆编辑的《四川保路运动档案选编》《四川教案与义和拳档案》，四川省民族研究所和四川省档案馆整理出版的《清代冕宁县彝族档案资料选编》，戴炎辉整理的《淡新档案选录行政编初集》（4册），台湾大学图书馆编的《淡新档案》（36册），曲阜师范学院等单位编的《曲阜孔府档案史料选编》（24册）等。此外，《四川档案史料》《档案史料与研究》《四川档案》等期刊按主题刊布的一些档案资料亦多采用“点校”的方式。二是影印。如《清代四川南部县衙门档案》以2004年做的电子缩微胶片为基础，将18186卷84010件档案全部影印出版，计308册。其他如《中国古代地方法律文献》 《徽州千年契约文书》 《徽州文书》《清水江文书》《福建民间文书》《徽州合同文书汇编》《闽东家族文书》《闽北文书》《赣南文书》等，也是直接将收集到的、他人不易获得的资料进行原版复制。三是点校与影印结合。如《台湾社会生活文书专辑》除附影印原件外，还附点校文，并就文书中出现的专有词汇及地名详加注解，这于读者是极有帮助的；《鄱阳湖区文书》以2012—2014年在鄱阳湖地区陆续发现的1500余件明清渔民历史文书为基础，通过点校录文与原图影印相结合的形式出版；《田藏契约文书粹编》先将文献原件影印，并标注文献名、长宽尺寸，再按原样点校排版；《黄岩诉讼档案》请档案修复人员将破损档案作技术处理，再按档案年代顺序统一编号，然后将原件按比例缩小影印，并逐一点校。不仅如此，他们还采用法律人类学的方法，将档案所记录的案件发生地与该档案所记录的情况进行实地调查核实，以进一步探求其历史变迁。这样的整理态度、整理方法与研究思路都值得后来者借鉴和学习。
客观而论，点校自有其优点，如同一页能容纳的可读文字更多，也比影印本价格更便宜等。但点校本也存在很多问题，最大者是，大量信息特别是图像、纸张一类的非文字信息（如用纸有红白黄蓝等颜色之分，书写有朱笔、墨笔之异，画行、画押、钤印、判日等都有相应的程式与规章）常被人为遗弃，继而导致不少问题被研究者忽略，或者是抓住了某个问题却无法深入研究。如在清代诉讼中，要求两造使用状格纸。事实上，状格在不同时期、不同地区的长、宽、状格数等多有变化，而这些正是研究清代诉讼文书的重要资料。又如，档案中的图记（如幕友闲章、官代书戳记）含有研究清代地方行政的重要信息，但这些资料和信息很难通过点校的形式展示出来。此外，误识、误点现象更是普遍存在，比如在一篇利用清代《冕宁档案》讨论“特定身份人告呈资格”的论文中，将最核心的材料“生监、老幼、妇女、残废之告状，无抱告不准”误读成了“生监者幼妇女残废之告状无抱告者，不准”，其中“老”字被识成了“者”字，一字之误，谬以千里。诸如此类，使得档案的价值大打折扣。
相对而言，影印出版是一种不错的选择，它不仅能达到保存原貌的目的，更能缩短出版周期，及早为研究者利用。但即便是影印，也离不开有一定学术水准的专业团队，特别是在整理过程中遇到的一些诸如文种确定、日期判断等问题时，需要专门研究方能解决。在这方面，民国龙泉司法档案课题组的做法值得推荐：每一案例均由案件名称、内容提要、档案索引、图录四部分组成。具体而言，首先将同一案由但散落于各个卷宗的案卷汇集，在此基础上编写档案索引。索引逐件提取每件档案的时间、作者或发文机构、内容、类型、卷宗号和原编码等信息，然后按时间或逻辑顺序重新编排。再次，按索引中的顺序将每件档案的图录重新编排附于其后，并拟订题名。最后，为每一例案件撰写提要，简单说明案件留存文书的基本概况，包括所属卷宗、文书类别、数量和保存情况，并撮要介绍案情内容与诉讼过程。[3]这种整理出版方式，既非单纯影印，又非全部录文。经此整理，纲举目张，大大方便了研究者的阅读和使用。我们南部档案课题组就借鉴了龙泉档案的整理模式，实践证明，这是一套行之有效的办法，它避免了课题组在选择整理方式上可能遇到的各种折腾，而且通过这种方式，我们还锻炼了一批整理与研究的师生。
当然，档案的大部分内容对于利用者而言，影印件和点校本不会有太大差异。真正对利用者构成阅读困难的那极少一部分也恰恰是点校中最容易出错的部分。针对这种情况，采取原件影印并对这些极少数难以辨识的文字、图像、难解词句、制度附加考证说明不失为一种可行的做法。如此既不会误导利用者，又可以为历史档案整理奠定深厚基础，充分体现其学术价值。
五 复制保存应最大程度保留文献信息
缩微技术从20世纪70年代开始广泛应用于档案管理，像台湾《淡新档案》、河北《宝坻档案》、四川《巴县档案》等一批档案拍摄了缩微胶片。随着信息技术的发展，原来单一载体的胶片缩微模拟技术，已发展到胶片、光盘、网络等多种载体的数字混合技术。数字化对保护和抢救珍贵档案、开发和利用档案信息资源的价值都有极为重要的意义。
不过，受技术的限制与成本的考虑，《巴县档案》《宝坻档案》《冕宁档案》《循化厅档案》《南陵档案》等地方档案，制作的都是黑白缩微胶片。这种制作方式不仅没有达到保存档案多色彩原貌的目的，而且阅读者也根本无法对档案中大量的不同色彩重叠的印章戳记信息进行有效识读。诸如红契、红禀一类的档案缩微成黑白片后，几乎全是黑色的，内容极难辨识。不仅如此，由于工作人员在制作过程中，对档案保存的完整性意识不够、工作态度不认真、技术缺陷等因素，还不同程度地存在着档案复制单件不完整、掉页、脱页的现象。
而今，随着科技的进步，原色翻印不仅能较低成本的实现，而且更符合相关研究的需要。换句话说，当年以黑白缩微胶片形式制作的那些地方档案，现在若再出版，宜重新制作，并以原色影印为佳。若考虑出版成本的问题，至少得灰度印刷，尽管它不能反映纸张颜色，但能明显区别墨笔和朱笔，而且能反映出水渍虫蠹、皱褶破损、字迹浓淡等问题。相比完全去底色的黑白印刷，这样做的好处是能够保留更多的信息。遗憾的是，近些年出版的《清代四川南部县衙门档案》《清代新疆档案选辑》《清代冕宁司法档案全编》未能跟进这一变化，从而大大降低了档案的文物价值和研究价值。
此外，考虑到纸幅有长短宽窄之别，若不能原样影印，可以采取附录尺寸的方式予以解决。对于一些尺寸特别大的档案，可以借鉴《孔子博物馆藏孔府档案汇编·明代卷》的做法，另附一册，以拉图、折页等方式进行制作。
六 合理规划整理出版规模
现在已能看到大量的档案选编。“选”，有两种情况。其一，选“件”而非完整的“卷”。清代，文书处理完毕，均要立卷、归档，汇齐后粘连各件成卷，一案一卷，卷皮通常也要写明衙门名称、案由、立卷房名、立卷时间，内容完整而连贯，但现有的关于《巴县档案》的出版资料，如《清代乾嘉道巴县档案选编》 《清代四川巴县衙门咸丰朝档案选编》，多从“卷”中剥离出来，以“件”为选取单位。这样的整理，其结果是阅读者很难看到一个完整的故事——这对研究而言是非常不利的，难以复原一个完整的历史场景，当然也就难以得出符合历史实际的、可以确而信之的结论。
其二，选部分“卷”而非档案全部辑录。近年西南交通大学出版社出版的《清代巴县档案整理初编·司法卷》和中华书局出版的浙江《龙泉司法档案选编》虽然将一个卷宗选全，但出版的仅是档案中很少的一部分。这对于研究者而言，是远远不够的，至少不能展开一个历时性的研究，更何况研究一时一地的法律与历史，也不能仅仅依靠其中的“司法”档案。
对于体量很大的档案，整理、出版和销售都存在不少困难，如何解决还需要不断摸索。目前可以考虑纸本出版与数字出版相结合，印制少量纸本供图书馆收藏，同时单独销售数据库。
七 建立明清地方档案的云平台
基于飞速更新的现代信息技术，提供系统、丰富、完整的数据库，建立能够资源共享的大数据、云平台是未来档案整理的重点和趋势。数据库的开发，至少有两项工作要做：一是发掘文献本身的特性、属性，并在此基础上建立起多维检索系统；二是确立“数字人文”的观念。这需要研究者、档案界、科技界（包括数据库运营商）互助合作，将数字档案运用到分析系统中，为人文研究提供服务。但是，迄今为止，能够提供州县档案目录检索的单位为数甚少，全文检索更是奢望，遑论“数字人文”的实现。
不仅如此，现有的清代官方档案与民间文献整理方式也无法实现不同数据的跨库检索。数以千万件计的民间文献在元数据（Metadata）的确定上见仁见智，各自封闭进行，没有一套可以通用的标准。如何实现网络数据库环境下档案内容的关联与融合，是今后的整理工作需要考虑的课题。
综上所述，地方档案整理，受制于人力、财力、物力、科技发展水平以及整理者、管理者的观念和意识，需要思考和解决的问题还有很多。但无论如何，目前至少有两个方面的工作亟待开展：一方面，成立专门的指导委员会，由委员会结合先前的国家行业标准和新时代的技术条件制定出一套符合地方档案的行业规范或工作手册，并加以指导，特别要及时遏制那些不合规范的整理与出版计划；另一方面，大多数档案仍“藏在深闺人未识”，未得开放，相关管理部门当积极应对，找到解决办法。
[1]吴佩林等著：《清代地方档案中的政治、法律与社会》，中华书局2021年版，第1—18页。
[2]吴密察：《清末台湾之“淡新档案”及其整理》,“第二届地方档案与文献研究学术研讨会”会议论文，四川南充，2014年11月28日。
[3]参见傅俊《立足原卷 别开新境——〈龙泉司法档案选编〉编后》,《书品》2014年第3辑。